Het bijhouden van de administratie is voor veel ondernemers niet de leukste klus. Toch is een overzichtelijke administratie onmisbaar en belangrijk. Hiermee bouw je sneller een financieel gezond bedrijf op. Bovendien stelt de Belastingdienst ook eisen. Begin op tijd met het in kaart brengen van je financiën. Dit kun je zelfs al doen voordat je bent gestart en nog in de voorbereidingsfase zit. Voorafgaand aan de start van je onderneming zal je in bedrijfsmiddelen investeren. Deze kosten zijn fiscaal aftrekbaar. Bewaar de gegevens dan ook goed. Hierbij kun je denken aan bonnetjes en facturen. Maak hier altijd kopieën van. Als je een goede administratie voert, is dat niet alleen een teken van een goede, gezonde bedrijfsvoering. Het is ook wettelijk verplicht. Volgens de Belastingdienst moet je als ondernemer een ‘deugdelijke administratie’ voeren. Dit betekent dat je administratie snel en duidelijk inzicht geeft. Je moet de administratie zeven jaar bewaren voor de Belastingdienst.

Welke gegevens moet je bijhouden voor de Belastingdienst?

Volgens de fiscus behoren de volgende onderdelen tot de basisgegevens van een zakelijke administratie:

• Debiteurenadministratie
• Crediteurenadministratie
• Grootboek
• Voorraadadministratie
• In- en verkoopadministratie
• De loonadministratie als dat van toepassing is

Het is dus verplicht om de bovenstaande zaken bij te houden. Toch is het verstandig om meer zaken in je administratie op te nemen. Een overzichtelijke administratie geeft je namelijk een goed inzicht in je fiscale zaken en laat je zien hoe jouw bedrijf draait. Voorbeelden zijn een goede urenregistratie of een kilometerregistratie. Als je een goed inzicht hebt in alle aspecten van je bedrijf, kun je veel beter beslissingen nemen.

Wanneer moet je jouw administratie aan de Belastingdienst laten zien?

Als je jouw onderneming hebt ingeschreven bij de Kamer van Koophandel ben je btw-plichtig. Je ontvangt dan een btw-nummer van de Belastingdienst. Je moet je administratie dan aan de Belastingdienst laten zien.

Fiscale voordelen

Als startende ondernemer kom je vaak in aanmerking voor een aantal fiscale voordelen, zoals de zelfstandigenaftrek, startersaftrek en meewerkaftrek. Je moet dan wel voldoen aan het urencriterium. Hierbij:

• Besteed je als ondernemer minstens 1225 uren aan één of meer ondernemingen.
• Besteed je meer dan 50 procent van je werkzame tijd aan één of meer ondernemingen.

Je hoeft niet te voldoen aan de laatste voorwaarde als je in één van de vijf voorafgaande jaren geen ondernemer was. Uit je bedrijfsadministratie moet straks naar voren komen of je aan het urencriterium voldoet. Het is dan ook een aanrader om aan het eind van iedere werkdag een overzicht te maken van de uren die je aan jouw bedrijf hebt besteed en welke taken je hebt uitgevoerd.

is het verplicht om een zakelijke rekening te openen?

Wanneer je start met ondernemen, is het openen van een zakelijke rekening vaak een eerste stap. Ook al is het niet wettelijk verplicht, toch wordt het je vaak aangeraden. De Kamer van Koophandel en boekhouders adviseren om een zakelijke rekening te openen. Met een zakelijke rekening heb je een beter financieel overzicht van je bedrijf. Je ziet dan in één oogopslag hoe je zakelijke inkomsten en uitgaven ervoor staan. Het geeft je dus een goed overzicht in je administratie. Bovendien is het voor een eventuele boekhouder ook erg lastig als je privégegevens en je zakelijke gegevens door elkaar lopen.

Hoe houd je jouw administratie overzichtelijk?

Het is dus wettelijk verplicht om je bedrijfsadministratie goed bij te houden. Als startende ondernemer zul je merken dat het aantal administratieve gegevens snel toeneemt. Je krijgt steeds meer facturen, offertes en bonnetjes. Veel gegevens behoren tot de debiteuren- en crediteurenadministratie en moet je dus bijhouden. Om te voorkomen dat je het overzicht kwijtraakt, is het aan te raden om direct zorgvuldig te werk te gaan. Bovendien neemt een geordende administratie veel minder tijd in beslag. Tijd die je weer goed kunt gebruiken voor het ondernemen zelf.

Documenten onderverdelen

Om je administratie overzichtelijk te houden, is het handig om alle inkomende en uitgaande documenten onder te verdelen in categorieën. Vaak kun je de bedrijfsadministratie verdelen in de volgende vijf categorieën:

• Categorie 1 – inkomende facturen: facturen van een leverancier of andere ondernemer die voor jou werkzaamheden heeft verricht.
• Categorie 2 – Uitgaande facturen: facturen naar klanten en opdrachtgevers.
• Categorie 3 – Bonnetjes en bankafschriften.
• Categorie 4 – Fiscale gegevens: zoals belastingaangiftes en overeenkomsten.
• Categorie 5 – Contracten en juridische documenten: hierin staan gemaakte afspraken met je klanten, leveranciers en opdrachtgevers.

Moet je je administratie digitaal bijhouden?

Bijna alle documenten kun je digitaal bijhouden, zoals het verwerken en versturen van facturen en het bijhouden van je zakelijke agenda. Digitale gegevens moet je ook echt digitaal bewaren. Voor de Belastingdienst is het niet voldoende om de documenten uit te printen. Bewaar jij alles digitaal? Zorg er dan voor dat je altijd een goed back-upsysteem hebt, zoals een harde schijf. Zo voorkom je dat je alles verliest bij een computercrash.

Hoe kun je je administratie digitaal bijhouden?

Het bijhouden van je administratie hoef je dus niet meer te associëren met een stapel rekeningen of een doos met allemaal bonnetjes. Je kunt alles gewoon digitaal bijhouden. De meeste ondernemers kiezen voor een online boekhoudprogramma. Hiermee kun jij je administratie snel en overzichtelijk bijhouden. Bij veel boekhoudprogramma’s staat de btw-aangifte zelfs voor je klaar. Hoef je dat ook niet meer zelf in te vullen.

Voorkom fouten

Een groot voordeel van een boekhoudprogramma is dat je hiermee fouten voorkomt. Je voert de gegevens in en het programma doet de rest voor je. Er zijn diverse online boekhoudprogramma’s verkrijgbaar. Zo kun je kiezen voor een pakket voor ZZP’ers of een traditioneel pakket, maar ook programma waar je geen boekhouder meer voor nodig hebt of waarmee je jouw boekhouding kunt bijhouden in Excel. Welk boekhoudprogramma het best bij jou en je onderneming past, hangt weer af van je diensten en je ervaring op het gebied van boekhouden. Je kunt het beste diverse boekhoudpakketten vergelijken. Zo kom je direct te weten welk online boekhoudprogramma het beste is voor jou. Nog geen beoordelingen