Home Wat is een goede administratie?
Wat is een goede administratie?

Als ondernemer bouw je liever aan je bedrijf dan dat je de financiële administratie bijwerkt. Toch is het belangrijk dat je bepaalde zaken bijhoudt. Waarom?

1. Omdat het moet
Laten we deze meteen maar uit de weg ruimen. In Nederland moet je als ondernemer van de belastingdienst een financiële administratie bijhouden en ten minste 7 jaar bewaren. Sterker nog, dat moet een “goede” administratie zijn, zodat de belastingdienst “binnen een redelijke termijn” kan controleren of de aangifte klopt. Als de administratie ontbreekt of naar het oordeel van de belastingdienst ondoorgrondelijk is, zal deze zelf vaststellen welke omzet en winst je hebt behaald, en dus hoeveel belasting je moet betalen.

Als ondernemer heb je meestal te maken met omzetbelasting (BTW), loonbelasting of vennootschapsbelasting. Voor een eenmanszaak of vennotschap (VoF) valt de bedrijfswinst onder de loonbelasting: winst uit onderneming. Is je bedrijf ingericht als BV, dan ontvang je als directeur/eigenaar een salaris en betaalt de onderneming vennootschapsbelasting over de bedrijfswinst. De hoeveelheid te betalen belasting moet uit de administratie duidelijk worden.

De volgende zaken moet je bewaren:

  • Alle financiele gegevens zoals kassabonnen (scan deze in of kopieer ze: kassabonnen op thermisch papier vervagen na verloop van tijd), facturen, bankafschriften en bewijzen van uitgaven en inkomsten.
  • Administratie over betalingen en verzonden facturen (de debiteuren en crediteuren administratie) en over de voorraad.
  • informatie over alle bezittingen, schulden, verworven rechten en plichten (de lang lopende zaken kortom, zoals de aankoop van een auto, financiering van een bedrijfspand of het aangaan van een leaseovereenkomst).
  • salarisadministratie van eventueel personeel. Van uitzendkrachten hoef je alleen de facturen te bewaren, aangezien dat personeel in dienst is van het uitzendbureau.

2. Om te weten hoe je bedrijf het doet
Ken je het televisieprogramma Ik vertrek? Hier zie je Nederlanders die naar het buitenland verhuizen, meestal om een pension of iets dergelijks op te zetten. Meestal zijn dat avonturiers die hopen op een beter bestaan, maar zelden zijn het ondernemers. Halverwege de uitzending blijkt dan dat de investeringen hoger uitvallen en de omzet minder hard groeit dan gehoopt. Het gevolg loopt uiteen van een gedwongen verhuizing terug naar Nederland tot een 80-urige werkweek om de eindjes aan elkaar te knopen.

Een administratie helpt dergelijk geklungel te voorkomen. Een goede administratie:

  • toont met een druk op de knop je bedrijfsresultaat (winst), zodat je op tijd kunt bijsturen.
  • toont de winstmarge op producten, zodat je ziet of je sommige diensten of producten wellicht moet uitbouwen en andere juist moet afbouwen
  • geeft een overzicht van klanten die nog moeten betalen (debiteuren)
  • toont de beschikbare hoeveelheid cash (de liquiditeit) waarmee je de komende tijd rekeningen kunt betalen. Je wilt niet weten hoe vaak het gebeurt dat een onderneming financieel gezond is, maar zoveel geld in zijn voorraad of in investeringen heeft zitten omdat de directie hoopte om daarmee de groei te versnellen (de groei wordt uit de cashflow gefinancierd, heet het dan). Maar als vervolgens de salarissen of belasting niet betaald kunnen worden, is een faillissement een reëel risico.
Nog geen beoordelingen

Beoordeel