Home Checklist voor selectie boekhoudpakket
Checklist voor selectie boekhoudpakket

1. Online of offline
Wil je online of offline boekhouden? Bij online boekhouden voer je de boekingen via een website in, bij offline boekhouden draait de software op jouw computer.

Bij online boekhouden betaal je een bedrag per maand en regelt de aanbieder meestal dat er reserve-kopieën van jouw boekhouding worden bewaard. Bij offline pakketten betaal je eenmalig voor de software maar daarnaast moet je er ook rekening mee houden dat je elk jaar een update moet aanschaffen zodat je correct omgaat met nieuwe wet- en regelgeving. De reserve-kopie moet je zelf regelen.

2. BTW-aangfite
De meeste boekhoudpakketten leveren zelf de informatie aan om de BTW-aangifte te verzorgen in een speciaal bestand. Controleer of het pakket dit bestand kan aanmaken, en kijk na of de BTW-aangifte onderdeel van het standaard pakket, of dat hiervoor een extra module is vereist.

3. Koppeling met bank?
Sommige boekhoudsoftware kan direct de boekingen van je zakelijke rekening inlezen. Die bij- en afboekingen kan je vervolgens zelf eenvoudig verwerken in je administratie. Bij sommige pakketten is dat een uitbreiding op het standaard abonnement, of vereist het een meer uitgebreid, duurder abonnement.

Let op de volgende valkuilen:

  • pakketten ondersteunen niet altijd alle banken
  • sommige pakketten gebruiken een handmatige import in plaats van een automatische koppeling. Je moet dan eerst inloggen bij je online bank, de mutaties opslaan (exporteren) in een bestand en deze weer invoeren in het boekhoudsysteem.

3. Beperkt of onbeperkt aantal boekingen per maand?
Bij sommige online administratie pakketten speelt het aantal mutaties (boekingen) een grote rol in de tariefbepaling. Als je over een grens heen gaat, kom je opeens bij een duurder pakket uit. Reeleezee biedt bijvoorbeeld een gratis abonnement als je maximaal 5 betalingen per kas en nog eens 5 per bank per maand boekt. Ga je daar overheen, betaal je meteen 19,95 euro per maand voor maximaal 20 mutaties per maand. Als je bedenkt dat elke lunch, kop koffie of een keer benzine tanken al een betaling oplevert, kan het hard gaan.

4. Koppeling met ERP of e-commerce software?
Als eigenaar van een webwinkel, is het handig om je e-commerce systeem direct te koppelen aan de boekhouding. Bestellingen worden dan automatisch in de administratie ingevoerd. Controleer daarom of het systeem kan samenwerken met jouw e-commerce software. En wees voorzichtig met systemen die geen ondersteuning bieden voor jouw pakket, maar wel beschikken over een application programming interface (API).

Zo’n API is een soort stopcontact: als jij beschikt over de goedestekker, kan je via die API met het boekhoudsysteem communiceren. Je bent er dan zelf verantwoordelijk voor dat jouw stekker goed in het hun stopcontact past, en zult daar een ontwikkelaar voor moeten inhuren (of zelf aan het programmeren moeten slaan). Vaak zijn de eigenschappen van die API’s bovendien erg slecht omschreven, waardoor het aansluiten van de twee systemen een tijdrovend, frustrerend en kostbaar werkje wordt.

5. Samenwerking met accountant mogelijk?
Als je samenwerkt met een accountant, wil je graag dat deze eenvoudig jouw boekhouding kan controleren. Sommige online boekhoudsystemen kennen een (gratis) mogelijkheid om de accountant toegang te geven, maar niet allemaal.

Bij offline boekhouden moet je de boekhouding met de hand opslaan in een bestand, en dat mail je naar je accountant. Daarom moeten zowel jij als je accountant over hetzelfde boekhoudpakket beschikken.

6. Mogelijkheden om over te stappen?
Als je besluit van boekhoudpakket te wisselen, kan je dan eenvoudig je data uit het ene systeem halen en in het andere systeem importeren? Het pakket moet de gegevens daarvoor opslaan in een standaard formaat. Als dat niet het geval is, houd jouw leverancier je in feite in gijzeling. In jargon wordt dat vendor lockin genoemd.

Nog geen beoordelingen

Beoordeel